KronosApp: l’innovativa piattaforma per governare le commesse

KronosApp è il partner strategico per tutte le aziende che operano per commessa. Grazie a un’unica soluzione software è possibile governare i progetti, monitorare i costi, rispettare i tempi e migliorare la redditività, superando la frammentazione dei tradizionali strumenti di gestione.

L’esperienza di Venicecom nella digitalizzazione dei processi

Venicecom è un gruppo internazionale di Consulenza e Servizi IT, fondato nel 1998 a Venezia e presente in Europa, Asia e Africa. Con una lunga esperienza nello sviluppo di software su misura e di piattaforme dedicate all’eProcurement, alla Salute e Sicurezza sul lavoro e alla Governance di Progetto, supporta le imprese nella trasformazione digitale dei processi.
In particolare KronosApp (www.kronosapp.it) è il software di Project Governance che gestisce tutto il ciclo di vita della commessa, tecnico, economico e operativo.In questo ambito la digitalizzazione dei processi e la data analysis sono sempre più strategici per ottimizzare il controllo dei costi e garantire la remunerabilità dei progetti. Senza una visione unificata, il rischio è quello di perdere il controllo. E perdere il controllo significa perdere margine e competitività.
Quando un project manager deve affidarsi a una decina di file Excel per avere un quadro d’insieme, il rischio di smarrire il controllo delle commesse è concreto. Le informazioni risultano sparse, obsolete nel momento stesso in cui vengono consultate, e la capacità di prendere decisioni tempestive si riduce drasticamente.

KronosApp diventa lo strumento strategico per accompagnare verso una governance moderna e integrata di tutte le attività migliorando il monitoraggio e la redditività dei progetti.

Il monitoraggio in tempo reale dell’avanzamento commessa
KronosApp nasce dall’esperienza concreta, maturata nella gestione delle commesse nel settore oil&gas al fianco di ENI Progetti in Kazakistan. Per sviluppare il software, Venicecom è partita dall’analisi delle best practice e dei processi utilizzati dall’azienda nei mercati dell’ingegneria, valorizzando e migliorando le funzionalità esistenti, adattando con successo le esigenze locali a un progetto internazionale.
Grazie al know how maturato negli anni, KronosApp si è costantemente evoluta per rispondere alle esigenze di diversi settori aziendali, offrendo verticalizzazioni specifiche per aziende di ingegneria e costruzioni, energy & utilities, società idriche e di servizi.
La piattaforma è in grado di trasformare i dati in decisioni: fornisce in tempo reale una visione d’insieme delle performance dell’intero portafoglio commesse. Monitora l’avanzamento dei lavori, confronta i dati pianificati con quelli effettivi e identifica subito eventuali disallineamenti. Consente di capire sistematicamente se la commessa è remunerativa e se il team lavora in maniera efficace. In questo modo, i responsabili di progetto possono intervenire tempestivamente, ridisporre le attività e ridurre gli impatti sui costi e sui tempi di consegna.
Grazie a KronosApp la Direzione può valutare attraverso report chiari e aggiornati l’avanzamento delle commesse, identificando prontamente gli scostamenti rispetto al piano degli investimenti. I Project Manager hanno uno strumento facile da usare che li aiuta nella pianificazione e nella gestione delle attività di loro competenza.

Schedulazione e controllo avanzato

La pianificazione e il monitoraggio dell’avanzamento lavori rappresentano un pilastro fondamentale della governance di progetto. Con KronosApp, la struttura del progetto (WBS) e la schedulazione mediante diagrammi di Gantt offrono una rappresentazione visuale semplice e immediata delle interdipendenze tra le diverse attività. Ogni fase viene associata a milestone e indicatori di progresso. Ciò permette di sapere sempre a che punto ci si trova rispetto al piano iniziale, quali attività sono in ritardo e quali risorse sono maggiormente sotto pressione.
Grazie a dashboard e report completi e intuitivi, i principali KPI di commessa sono monitorati.
KronosApp è uno strumento estremamente flessibile: permette di modificare rapidamente tutte le entità di progetto, adattandole ai diversi cambiamenti progettuali, organizzativi e di processo.
L’avanzamento della commessa è inoltre integrato con il sistema di rilevazione dei costi e delle risorse impiegate, per una gestione completamente data-driven che permette di valutare la marginalità e il rispetto di tempi e costi. Questa visione unificata consente di gestire con efficacia anche le commesse più complesse.

Il rispetto di tempi e budget: non una promessa, ma una certezza

KronosApp permette di pianificare tutti i costi e ricavi sia per le attività interne che esterne: dai costi del personale, ai costi degli approvvigionamenti fino alle spese generali di commessa. Il prospetto economico completo è sempre aggiornato e consultabile.
Tramite la S-Curve è costantemente disponibile uno strumento di previsione ed analisi per poter interpretare in modo sistematico l’andamento del budget di progetto. È possibile visualizzare in ogni momento i dati di Pianificazione, Forecast, Actual e confrontare graficamente il trend dei costi effettivi rispetto a quelli pianificati per un’efficace ottimizzazione del budgeting.
L’approvazione del budget di commessa e delle sue eventuali revisioni è gestita da un workflow configurabile, rendendo l’autorizzazione più rapida e veloce.
Un ciclo approvativo efficiente per le variazioni di budget consente di mantenere l’agilità necessaria senza compromettere il controllo gestionale. Quando un project manager deve attendere settimane per ottenere l’approvazione di una revisione budgetaria urgente, il progetto rischia di subire rallentamenti che impattano non solo sui tempi ma anche sulla motivazione del team. La rapidità decisionale, supportata da informazioni accurate e tempestive, diventa quindi un elemento differenziante nella capacità di portare a termine con successo le commesse.

Il budget come strumento di governo economico

Monitorare una commessa significa andare oltre il semplice rispetto del cronoprogramma: significa avere costantemente sotto controllo la relazione tra quanto pianificato e quanto effettivamente realizzato, non solo in termini temporali ma soprattutto in termini di valore economico generato.
Disporre di uno strumento che consente di sorvegliare costi, margini e produttività in modo continuo significa non dover più “scoprire” a fine progetto se la commessa è stata redditizia. Il controllo diventa quotidiano e ogni scelta può essere basata su dati aggiornati e affidabili. KronosApp integra i dati di performance (costo, tempo e avanzamento) per fornire una visione oggettiva sullo stato di avanzamento dei progetti. Permette di confrontare il valore del lavoro pianificato (Planned Value) con il valore del lavoro effettivamente completato (Earned Value) e con i costi effettivi sostenuti (Actual Cost). In questo modo è possibile capire se il progetto è in linea con tempi e budget o se è in ritardo o fuori budget.
Questo approccio è fondamentale soprattutto per le commesse pubbliche o i progetti finanziati dal PNRR, dove tracciabilità e rendicontazione sono requisiti imprescindibili.

Gestione del ciclo attivo e passivo

La forza di KronosApp risiede nella sua capacità di connettere ogni elemento del progetto in un unico ecosistema digitale: dalla pianificazione iniziale al consuntivo finale, dalla gestione dei fornitori alla rendicontazione economica. Tutto ciò che accade in una commessa trova spazio in un’unica interfaccia, così da garantire un controllo costante, ovunque e in qualsiasi momento.
Uno degli aspetti più critici nella gestione delle commesse riguarda la coordinazione tra i flussi finanziari in entrata e in uscita. La gestione del ciclo attivo, che comprende i contratti, gli ordini, la fatturazione e l’incasso dei corrispettivi, deve essere perfettamente sincronizzata con la gestione del ciclo passivo, ovvero i rapporti con fornitori e subappaltatori, gli ordini di acquisto, la ricezione delle fatture e i relativi pagamenti.

Questa sincronizzazione non è mai semplice. I contratti spesso prevedono milestone di pagamento legate al raggiungimento di specifici stati di avanzamento lavori, mentre i fornitori richiedono pagamenti secondo logiche proprie, che possono non coincidere con i flussi di cassa in entrata. La capacità di pianificare e gestire questa complessità finanziaria diventa essenziale per evitare disallineamenti e gestire con sicurezza anche le commesse più articolate.

KronosApp permette di gestire il ciclo attivo: dalla gestione dei clienti alla gestione delle offerte e dei contratti attivi, fino alla gestione degli ordini di vendita e delle richieste di autorizzazione alla fatturazione attiva. L’emissione delle richieste di benestare alla fatturazione, da inviare al cliente, è correlata all’effettivo avanzamento della commessa e sottoposta a workflow approvativo.
La piattaforma consente inoltre di controllare il ciclo passivo, in accordo con le procedure aziendali e le necessità operative. Sulla base dei contratti con i fornitori stipulati dall’ufficio acquisti è possibile gestire l’emissione degli ordini, la ricezione delle richieste di fatturazione che seguono l’iter approvativo e tenere sotto controllo la capienza del contratto e la sua erosione.

Non è più sufficiente gestire i progetti: è necessario governarli in modo integrato, efficace e digitale. È questa la differenza tra un approccio tradizionale e una vera Project Governance. Quando la tecnologia è alleata dei processi, come nel caso di KronosApp, la complessità si trasforma in efficienza, la visibilità in controllo e il controllo in successo.

Governare un progetto oggi vuol dire misurare, analizzare e migliorare ogni giorno: con gli strumenti giusti, farlo diventa non solo possibile, ma naturale.